Il blog di Sandro Rizzetto

Kentico 5.5R2: un’alternativa a Sharepoint ?

 

E’ uscita da poco una nuova “intermediate” release di KenticoCMS, il CMS che uso da qualche tempo per i miei progetti e del quale ho già parlato in questo post.

La novità maggiore di questa versione è sicuramente la presenza di un modulo per costruirsi rapidamente una intranet aziendale. Nell’ottica dell’Enterprise 2.0, sfruttando molti moduli già esistenti (il Content Management ovviamente, ma anche forum, blog, wiki, boards, news, events, media library, ecc) ci si può costruire in pochi clic una intranet out-of-the-box.

Intranet Solution

Il template “Intranet” che possiamo scegliere durante il setup ci installerà una soluzione che copre molte delle esigenze di una tipica intranet aziendale e che comunque potremmo andare ad arricchire con le nostre webparts, widget, pagine aspx o intere applicazioni sfruttando le estese API del CMS.

Dopo aver inserito i nostri dipendenti (Employee Directory) che saranno anche gli User del portale, tramite i moduli citati prima potremmo cominciare a riempire il sito di tutte le informazioni inerenti la Società: pagine relative alla Politica dell’azienda, organigrammi, policy interne, news, eventi con calendario, contenuti multimediali (foto e videogalleries), blog aziendali e singoli per ogni utente, forum interni, ecc. Il tutto sarà indicizzato (compresi PDF e documenti Office) e facilmente ricercabile.

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Document Management

Gran parte delle informazioni aziendali sono ovviamente sotto forma di documenti e quindi grande attenzione è stata posta al modulo di Document Library che è stato molto migliorato.

La webpart Document Library ci presenterà la lista documenti uploadati ognuno corredato da un menu contestuale che permette le classiche operazioni di Copy/Delete/Open/Edit/Upload, di gestione dei permessi, di versioning e di archiviazione. Se abilitato è possibile anche l’associazione a un workflow e le classiche operazioni di check-in/check-out.

Molto comoda l’integrazione con WebDAV che ci permette di aprire e salvare i documenti direttamente dentro l’applicazione associata (es. Office) senza dovere rifare l’upload o usare l’opzione di update. Coerente con il modulo di Content Management la possibilitá di caricare un documento in un’altra lingua se la nostra intranet è di tipo multi-language (e in Alto Adige l’esigenza non è poi così remota).

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Departments e Workgroups

Anche se l’azienda è piccola, sarà sicuramente suddivisa in qualche reparto (IT, Commerciale, Marketing, ecc) e mediante questo modulo possiamo gestire i vari settori come sotto-siti di quello generale. Le informazioni e i documenti inseriti in un department, che può avere un theme grafico diverso da quello generale, saranno accessibili solo ai membri del reparto, permettendo così una gestione della security molto semplice da parte dell’administrator (che è l’unico che può creare e gestire i department).

Al contrario i Workgroups possono essere creati da qualsiasi utente e nascono come strumento per la collaborazione e cooperazione di un team di lavoro (es. per la gestione di un progetto). Anche loro sono website separati con un loro tema e design schema e sia l’accesso che i documenti possono essere privati (riservati solo ai membri del workgroup) oppure anche pubblici.

image Department Home image Workgroup Home

 

Project Management e Task

imageOgni utente con i giusti permessi può creare e gestire un progetto che includerà una serie di task. L’avanzamento del progetto sarà legato al progresso dei suoi task figli e visualizzato sul live-site o nel backoffice tramite semplici percentuali di completamento. E’ovviamente possibile l’integrazione con il modulo di Workgroup. Tutti gli status con i suoi relativi colori (completato, in corso, critico, ecc) e le priorità sono completamente customizzabili dal backoffice.

imageOgni utente può inoltre crearsi una serie di Personal Task non legati a un singolo progetto, e vedere in una dashboard rapidamente lo status dei suoi task, di quelli a cui è stato assegnato da altri e dei progetti in cui è coinvolto.

E’ chiaro che non ci avviciniamo nemmeno ai livelli di un Project Management vero come puó essere Ms Project e neppure ai “Project Task” di Sharepoint che seppur semplici almeno visualizzano un Gannt, ma per gestire le informazioni basiche di un progetto (goal, status, estimated time, priority, deadline, progress, ecc), il modulo fa il suo dovere.

 

Personalization e User Contribution

Sappiamo benissimo che la fortuna del Web 2.0 è stato lo User Generated Content, e anche nell’Enterprise 2.0 dobbiamo consentire all’utente finale di arricchire il nostro portale con contenuti e documenti. Tutto ciò è possibile direttamente dal live-site senza che il dipendente debba entrare nel Backoffice di Amministrazione. Tramite semplici comandi e con un training molto basico (forse qualche nozione sul FCKeditor html) potremmo quindi consentire al nostro utente di inserire news o articoli o di uploadare documenti.

L’interfaccia e i contenuti delle varie pagine potranno inoltre essere customizzati secondo i vari livelli: l’admin potrà personalizzare la parte corporate, i capi-settore i loro department, i responsabili progetto i loro workgroup e ogni utente il proprio “My Dashboard”. Il metodo per farlo è quello classico del drag’n drop di webparts (dal CmsDesk quando si preparano i template) o di widget (direttamente nel live site) e la quantità messa a disposizione dal sistema è veramente notevole.

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Microsoft Sharepoint 2007/2010 Connector

imageCome vedremo più avanti, KenticoCMS 5.5R2 potrebbe essere una valida alternativa a Sharepoint. E se invece li volessimo far convivere? O se già avessimo catalogato in Sharepoint migliaia di files e non volessimo cambiarne il repository, ma solo pubblicarne l’elenco sulla mia nuova intranet? Kentico ci viene in aiuto con un connector (disponibile addirittura nella versione Free!) che invoca i classici webserver di Moss (lists.asmx e imaging.asmx) e tramite 4 diversi webparts (DataSource, DataGrid, DataList e Repeater) ci permette di includere nel portale informazioni provenienti dall’ambiente Microsoft.

Supporto a Windows Azure

Da questa release KenticoCMS supporta l’ambiente di Cloud Computing di Microsoft pur se con qualche limitazione. Sql Azure ad oggi non supporta il Full Text e quindi l’indicizzazione di doc e pdf non è possibile. Data la mancanza di un file-system tutte le operazioni/feature che richiedono un accesso diretto ai file (import/export, smart search, media library, ecc) non sono supportate. Inoltre per problemi con lo session state provider e la web-farm synchronization viene supportato solo il SINGLE INSTANCE mode. Infine il setup è manuale anche se molto ben documentato da un whitepaper.

L’obiettivo della software house è stato quello di non creare due versioni diverse per il cloud e l’on-premise e quindi in questa versione ci dobbiamo accontentare di quanto offerto. La prossima major relase 6.0 (disponibile a Q2/Q3 2011) nasce già con Windows Azure in mente e quindi sarà completamente riscritto il supporto al file-system (che riconoscerà se sta girando su Azure o su un server normale), sarà implementato un nuovo session provider per supportare multiple instances e webfarms, sarà cambiato il componente di Smart Search nel caso Sql Azure continuasse a non avere la parte di Fulltext e il setup consentirà l’installazione di un Windows Azure Project.

Altre novità

  • Versioning without workflow”: è ora possibile usare le features di versioning e check-in/check-out senza necessariamente creare un workflow; i documenti sono direttamente pubblicati (questo è diventato il comportamento standard delle Document Libraries; come spesso accade semplificare al massimo i processi è la chiave per il successo).

Prezzi e Licensing

Tutto bello, ma quanto costa tutto ciò? Con questa nuova release entra nel listino un nuovo pacchetto chiamato Document Management Package che comprende appunto il Document Management, il Project Management, il Task Management e il supporto WebDAV e che costa al pubblico $1,499. A questo bisogna aggiungere il prezzo del pacchetto Base di $1,999 per un totale di 3500$ (circa 2700 euro). La versione Ultimate che da oggi comprende anche il Document Management oltre a tutti gli altri Package (Advanced, Ecommerce e Social Network) non ha subito nessun aumento rimanendo a $4,499 ed essendo spesso oggetto di sconti e promozioni.

Il modello di pricing come si vede non è legato al numero di utenti (CAL) o di subsite, quindi con questo prezzo non si hanno limiti sul numero di department/workgroups/users creabili.

La Kentico Intranet Solution, ovvero il sito ready-to-use da cui ho tratto gli screenshot di cui sopra è fornita a titolo gratuito così come gli altri starter kit (corporate, personal, ecommerce e community) ma a differenza degli altri fornisce a mio parere un base molto più sostanziosa e ricca per partire con lo sviluppo della propria intranet.

Infine il Licensing per la parte Cloud è stato molto semplificato (o per meglio dire cancellato): per mettere il sito on the cloud non si deve pagare niente in più rispetto alla licenza normale, vedremo con la 6.0 se la multiple instance cambierà nuovamente le carte in tavola.

KenticoCMS vs Sharepoint

Leggendo i vari moduli (e anche io stesso testando la soluzione) qualcuno avrà fatto un parallelo con la più nota piattaforma per creare Intranet e soluzioni di Document Management. Possiamo paragonarle? Il confronto è veramente difficile a partire dal prezzo, dove Sharepoint può essere molto più economico in certi casi (i WSS / Sharepoint Foundation sono gratis) ma estremamente più caro in caso di molti utenti (secondo questo sito per una intranet di 1000 utenti si spendono all’incirca 80.000 euro, ma prendetelo con le pinze perchè si sa che il licensing di Microsoft è molto piú complicato della Teoria Quantistica di Yang-Mills Smile ).

A livello di potenzialità chiaramente Sharepoint offre molto di più (ad esempio tutta la parte di Business Intelligence disponibile nella versione Enterprise) e ormai è un ambiente talmente vasto che è difficile considerarlo come un’applicazione. E forse proprio questa vastità -che talvolta si può trasformare in complessità- potrebbe “spaventare” qualcuno del reparto IT e fargli preferire una soluzione più semplice da gestire (per installare KenticoCMS non ci vuole certo un sistemista, per una soluzione MOSS non ci giurerei…). Idem dal punto di vista del Developer: avete mai provato in Sharepoint a fare il deploy di una feature oppure a customizzarlo tramite un .wsp file? Bene, per creare una webpart o un nuovo template di Kentico basta aprire Visual Studio (o anche Notepad volendo), scrivere il file ascx/aspx e copiarlo! E il bello è che è completamente basato su feature STANDARD di Asp.Net (es. la Form Authentication è quella di asp.net, provate invece a implementarla su MOSS!) e il processo di integrazione/estensione è molto fluido (per fare debug premo F5 e basta, non impazzisco mezza giornata!).

Conclusioni

KenticoCMS continua a sorprendermi e a piacermi sempre di piú e con questi nuovi moduli per intranet/extranet/collaboration aggiunge un mattone importante per incrementare la sua popolarità. E non pensate che sia rivolto solo a piccole entità; il software è molto scalabile, sfrutta molto bene il caching e offre il supporto per il load balancing e le web-farms (altrimenti intranet da 30.000 utenti o siti con High Availibility e molte pageviews non sarebbero possibili).

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